lunes, 25 de marzo de 2013

PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es un conjunto sistemático de reglas, preceptos y normas que se aplican para lograr la máxima economía, eficiencia y eficacia en la estructuración y manejo de un organismo social.    

La Administración es un arte cuando intervienen los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza un conocimiento organizado y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar.

Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:

1.Investigación
2.Planificación
3.Coordinación
4.Control
5.Previsión
6.Organización
7.Comando

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1.Planificación
2.Designación de Personal
3.Control
4.Organización
5.Dirección

Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificación
2.Organización
3.Dirección
4.Coordinación
5.Control

La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener la organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de la Máximas Autoridad  Ejecutiva (MAE).  Si la MAE realiza debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el desempeño de la MAE se mide de acuerdo al grado en que cumple la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras organizaciones.

En Bolivia a  partir de la vigencia de la Ley 1178 “Ley de Administración y Control Gubernamentales” (SAFCO) de fecha de fecha 20 de Julio de 1990 y sus reglamentos, fija un modelo sistémico de administración para el manejo de los recursos del Estado incorporando el proceso administrativo al sector público y estableciendo sistemas de administración financiera y no financiera de manera interrelacionada y un régimen de responsabilidad de los servidores públicos por el desempeño de sus funciones

Podemos decir que el enfoque sistémico de la administración consiste en considerar a la realidad de una organización en forma integral como un todo, pudiendo después estudiar sus partes componentes. 

En tal sentido, un sistema es un conjunto de componentes o partes que tienen un orden preestablecido y armónico que se interrelacionan é interaccionan entre sí, con la finalidad de lograr objetivos comunes.

Un sistema tiene las siguientes características:

  • Es un conjunto de componentes o partes
  • Esos componentes o partes forman la estructura del sistema que son semejantes al sistema al que pertenecen, por lo que se denominan subsistemas, de tal manera que un sistema estar integrado por dos o más subsistemas.
  • Esos componentes están dispuestos siguiendo un orden o molde preestablecido y armónico de organización y de funcionamiento.
  • Debe existir Interacción e Interrelación de los componentes para que el sistema funcione; de forma tal que las acciones de unos repercutan en el comportamiento de los otros.
  • El Producto (bien o servicio) del sistema, es el producto final alcanzado como fruto del funcionamiento de ese sistema.
  • La Evaluación de los resultados, que consiste en cotejar los productos finales con los planificados.
  • Todo sistema debe proponer lograr objetivos. Además, se debe tomar en cuenta que un sistema está en permanente intercambio e interacción con el entorno.

Sobre el particular, en Bolivia incorpora el proceso administrativo en sus cuatro fases y sus diferentes sistemas:
  • Planificación
  • Organización
  • Ejecución
  • Control 
 La administración como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Las funciones del administrador, es decir del proceso administrativo no solo constituye  una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Chiovenato citado por Julio Carreto en su blog “uproadmon.blogspot.com/ “, señala que las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
                   Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.
                Fuente: http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html
Por nuestra parte, siguiendo a Chiavenato, podemos señalar que la Administración Pública en Bolivia consigna el proceso administrativo incorporando sistemas para cada una de las fases del proceso administrativo (planificación, organización, ejecución y control),  de acuerdo al siguiente detalle:

PARA PLANIFICAR:
  • Sistema de Planificación (SISPLAN)
  • Sistema de Programación de Operaciones (SPO).
  • Sistema de Presupuesto (SP).

PARA ORGANIZAR:
  • Sistema de Organización Administrativa

PARA EJECUTAR
  • Sistema de Administración de Personal
  • Sistema de Administración de Bienes y Servicios
  • Sistema de Tesorería y Crédito Público
  • Sistema de Contabilidad Integrada

PARA CONTROLAR LA GESTIÓN DEL SECTOR PUBLICO
 




FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO



I. PLANIFICACIÓN
Sistema Nacional de Planificación
Concepto
La planificación consiste en decidir cursos de acción en forma anticipada que sean acordes con los objetivos o metas que se pretenden lograr, estableciendo procedimientos idóneos para alcanzarlos. En consecuencia, planificar consiste en reflexionar sobre la naturaleza de la organización y como conviene situarla en su entorno.
Planificación a corto y largo plazo
Los planes pueden ser a:
a)Largo y mediano plazo que se denomina Dirección Estratégica, Plan Estratégico o Plan de Desarrollo.
b)Corto Plazo (un año) se designa con el nombre de planificación operacional y presupuesto o Programación de Operaciones Anual (POA).

Sistema Nacional de Inversión Pública.
Concepto
El Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), es el conjunto de normas, instrumentos y procedimientos comunes para todas las entidades del Sector Público para formular, evaluar, priorizar, financiar y ejecutar los proyectos de inversión pública, que en el marco de los planes de desarrollo nacional, departamentales y municipales, constituyan las opciones más convenientes desde el punto de vista económico y social (Art. 1° Normas Básicas del Sistema Nacional

Inversión Pública
Se entiende por Inversión Pública todo gasto de recursos de origen público destinado a incrementar, mejorar o reponer la existencia de capital físico de dominio público o capital humano con el objeto de ampliar la capacidad del país para la prestación de servicios o producción de bienes. El concepto de Inversión Pública incluye todas las actividades de preinversión e inversión.

Fuentes de Financiamiento para la Inversión Pública

Las fuentes de financiamiento para la Inversión Pública, comprende:

a) Recursos del Tesoro General de la Nación
Son los recursos administrados por el Gobierno Central que se transfieren a las entidades de la Administración Central.

b) Recursos Específicos de las Entidades Públicas
Son los recursos determinados por ley que perciben y administran directamente las entidades públicas, se utilizan para financiar los presupuestos de Inversión Pública que deben ser incorporados al PGN

c) Recursos Externos
Son recursos que el Órgano Rector del SNIP contrata de Organismos financieros Multilaterales, Agencias de Cooperación Internacional y Gobiernos, mediante convenio de crédito o donación y que son transferidos a las entidades del sector público para financiar programas de inversión pública.

Sistema de Programación de Operaciones
Concepto
El Sistema de Programación de Operaciones (SPO), es un conjunto de normas y procesos que establece el Programa de Operaciones Anual de las entidades, en el marco de los planes de desarrollo nacional, departamental y municipal. (Art. 1° de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones).

Subsistemas.
Lo Subsistemas que comprenden el Sistema de Programación de Operaciones, son:
a) Subsistema de Elaboración del Programa de Operaciones Anual (POA)
b) Seguimiento y Evaluación de la Ejecución de programas
Subsistemas de Elaboración del Programa de Operaciones Anual (POA)

Este subsistema comprende:
a) La formulación de objetivos de la gestión que básicamente deben comprender las necesidades, requerimientos, problemas y propósitos más importantes que tenga que atender la entidad. Esta formulación se debe efectuar en todos los niveles de la organización por áreas funcionales.
b) Proceso de determinación de Operaciones, que comprende el establecimiento de las operaciones necesarias para alcanzar los objetivos anuales propuestos, estableciendo metas, con indicación de tiempo de ejecución, recursos materiales y financieros que se requieren e identificación de las unidades responsables de la ejecución y por último describiendo los resultados que se pretenden lograr.
c) Indicadores de Eficiencia y Eficacia, consiste en establecer indicadores cuantitativos y cualitativos de eficiencia y eficacia que permita verificar el grado de alcance de los objetivos propuestos.

Subsistema de Seguimiento y Evaluación de la Ejecución de programas.
Este subsistema comprende:
a) Verificación de la ejecución, determina si los programas están siendo ejecutados de acuerdo a lo previsto, se encuentra a cargo de los responsables de área.
b) Evaluación de resultados, establece el grado de cumplimiento de las operaciones para el logro de los objetivos y permite medir los indicadores de eficacia y eficiencia.
c) Generación de medidas correctivas, estableciendo ajustes en las operaciones, su cancelación o reformulación.

Tipo de operaciones que incluye la Programación de Operaciones
La programación de operaciones es de carácter integral, es decir incluye operaciones de funcionamiento, preinversión e inversión.

Sistema de Presupuesto.
Concepto.
Presupuesto es un instrumento de planificación económico-financiero de corto plazo, en el que se expresan los objetivos y metas del sector público que son traducidos en programas operativos anuales, destinados a prestar servicios públicos y producción de bienes, mediante la combinación adecuada y eficiente de los recursos.

Subsistemas
El Sistema de Presupuesto (SP), comprende a los siguientes subsistemas:
Subsistema de Formulación Presupuestaria
Es el conjunto de acciones desarrolladas por las entidades públicas para la elaboración de los anteproyectos de presupuestos institucional para su incorporación al Presupuesto General de la Nación.

Para la elaboración del presupuesto, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Política Presupuestaria
b) Directrices de Formulación Presupuestaria
c) POA de la Institución
Subsistema de Coordinación de la Ejecución Presupuestaria
Es el conjunto de acciones destinadas a dotar de recursos reales y financieros para que las unidades operativas o ejecutoras de la institución puedan producir bienes y prestar servicios.
b) Diseño de los procesos de para la producción de bienes o prestación de servicios, sus indicadores y resultados.
c) Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales que llevaran a cabo las operaciones, estableciendo sus competencias.
d) Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades y su ubicación en los niveles jerárquicos
e) Definición de los canales y medios de comunicación
f) Determinación de las instancias de comunicación interna.
g) Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional.
h) Elaboración de los Manuales de Organización y Funciones y Manual de Procesos.

II.ORGANIZACIÓN

Concepto
El Sistema de Organización Administrativa (SOA) es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del Sector Público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

Componentes.
El Sistema de Organización Administrativa tiene como componentes, los siguientes:

Análisis Organizacional.
Diseño Organizacional
Implantación del Diseño Organizacional

Análisis de la Estructura Organizacional

Diagnostico
El PEI y el POA constituirán el marco de referencia para el análisis de la estructura la organizacional, avaluándose fundamentalmente:

La calidad de los servicios o bienes que se proporcionan a los usuarios
La efectividad de los procesos
La rapidez de respuesta de la estructura a los cambios externos o internos.

Resultado
En base al diagnóstico se podrán tomar decisiones respecto a los siguientes aspectos:
Adecuar, fusionar, suprimir o crear áreas
Reubicar las diferentes unidades en la estructura
Rediseñar canales y medios de comunicación interna
Rediseñar procesos

Diseño Organizacional
Etapas del diseño o rediseño institucional
Identificación de los usuarios de la entidad
Diseño de los procesos de para la producción de bienes o prestación de servicios, sus indicadores y resultados.
Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales que llevaran a cabo las operaciones, estableciendo sus competencias.
Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades y su ubicación en los niveles jerárquicos
Definición de los canales y medios de comunicación
Determinación de las instancias de comunicación interna.
Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional.
Elaboración de los Manuales de Organización y Funciones y Manual de Procesos.
 

III. EJECUCIÓN
Concepto
Ejecutar significa poner en acción a los miembros de la organización a través de un uso adecuado de los recursos para lograr alcanzar los objetivos propuestos.

La ejecución comprende la integración de recursos humanos, técnicos, tecnológicos, financieros, registros contables, información y dirección.

Sistema de Administración de Personal (SAP).

Concepto.
La Administración de personal consiste en un conjunto de procesos, que implican operaciones y tareas secuenciales, que sí se establecen y ejecutan adecuadamente permitirán dotar y mantener personal competente, idóneo y actualizado en las organizaciones.

Fases o etapas
El Proceso de Administración de Personal comprende dos etapas:
Primera Etapa:
a) La planificación
Es un proceso mediante el cual se asegura que la organización social conozca y defina lo que quiere con relación al personal que necesita para conseguir sus objetivos estratégicos y operativos.

b) El reclutamiento
Es el proceso que tiene por objeto la búsqueda activa de personal basada en las demandas de la organización social para ocupar un cargo en acefalia (vacante) o de reciente creación, y de proveer al proceso de selección de la mayor cantidad de candidatos potenciales.

c) La selección
Es escoger al candidato adecuado para el cargo que la organización social requiere, para contribuir al logro de los objetivos propuestos. El proceso de selección consiste en una serie de operaciones o pasos secuenciales que se realizan para decidir, mediante el análisis de la hoja de vida, entrevistas y pruebas de aptitudes, conocimientos y psicológicas, qué candidatos deben ser contratados.

a) La contratación,
Es formalizar, mediante un documento escrito, la relación laboral entre la organización social y el personal contratado, como resultado del cual se generan un conjunto de derechos y obligaciones para las partes (empleador y empleado).

Segunda etapa.
La segunda etapa empieza una vez que se ha realizado la contratación del personal y comprende las siguientes fases:

a) Inducción (socialización organizacional)
Consiste en integrar al nuevo empleado al contexto organizacional a través de actividades que les permita conocer sus prácticas y filosofía predominantes, con el objetivo de integrarlos a su cultura, su contexto y sistema.

b) El diseño, descripción y análisis de cargo
El diseño es la especificación del contenido, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, organizacionales, sociales, y personales del ocupante del cargo.

c) Evaluación del desempeño
Es la apreciación sistemática del desempeño de cada persona en el cargo o del potencial de desarrollo futuro. Se constituye en un proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de una persona.

d) La remuneración
Es la compensación que recibe la persona como retorno por la ejecución de funciones o tareas organizacionales, es decir por el desempeño de un cargo o función en la organización.

La retribución puede ser financiera y no financiera:
Financiera
Directa es el pago qué recibe cada empleado en forma de salario, bonos premios y comisiones.
Indirecta constituye el salario indirecto, que se traduce en el plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organización social, tales como vacaciones, gratificaciones, horas extras, y otros.

No financiera
Las retribuciones no financieras constituyen el prestigio, autoestima, reconocimiento y estabilidad en el empleo, y afectan profundamente la satisfacción del personal

e) Entrenamiento
El entrenamiento o comúnmente la capacitación, es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas adquieren conocimientos, actitudes y habilidades, para contribuir al logro de los objetivos de la organización social y mejorar su desempeño, así como para desarrollarse personal y profesional.

La administración de personal en Bolivia
Concepto.-
El Sistema de Administración de Personal (SAP) en Bolivia, es el conjunto de normas, procesos y procedimientos sistemáticamente ordenados, que permiten la aplicación de las disposiciones en materia de administración pública de personal. (Art. 7 de la Ley 2027)

Subsistemas del SAP
El Sistema de Administración de Personal está compuesto por los siguientes subsistemas:
a) Subsistema de Dotación de Personal
b) Subsistema de Evaluación del Desempeño
c) Subsistema de Movilidad de Personal
d) Subsistema de Capacitación Productiva
e) Subsistema de Registro

Subsistema de Dotación de Personal
Es un conjunto de procesos para dotar técnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades identificadas y justificadas -cualitativas y cuantitativas- a partir de la Planificación de Personal, en concordancia con la Planificación Estratégica Institucional, el Programa Operativo Anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios.

Evaluación del Desempeño
Es un proceso permanente o periódico, que mide el grado de cumplimiento de la Programación Operativa Anual Individual de los servidores públicos, en función al logro de los objetivos, funciones que desempeña y resultados asignados al puesto durante un periodo determinado.

Movilidad de Personal
Es el conjunto de cambios a los que se sujeta el servidor publico desde que ingresa a la entidad hasta su retiro, para ocupar otro puesto en función a la evaluación de su desempeño, su adecuación a las especificaciones de un nuevo puesto, a la capacitación recibida y posibilidades presupuestarias de la entidad.

Capacitación Productiva
Es el conjunto de procesos a través de los cuales los servidores públicos adquieren nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el objeto de mejorar constantemente su desempeño y los resultados de la entidad, para provocar una eficaz y eficiente prestación de servicios al ciudadano.

Se debe procurar que los servidores públicos se actualicen y capaciten en forma permanente, no solo en áreas generales del conocimiento, sino también en áreas específicas necesarias y complementarias para mejorar su desempeño laboral.

Subsistema de Registro
Es la integración y actualización de la información generada por el Sistema de Administración de Personal que permitirá mantener, optimizar y controlar el funcionamiento del Sistema. Estará a cargo de la unidad encargada de administración de personal de cada entidad.

Sistema de Administración de Bienes y Servicios
Concepto.
El Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS) es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo, que regulan en forma interrelacionada con los otros sistemas de administración y control de la Ley N° 1178, la contratación, manejo y disposición de bienes y servicios de las entidades públicas.

Subsistemas del SABS
Los subsistemas del SABS, son:
a) Subsistema de contracción de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría
b) Subsistema de manejo de bienes
c) Subsistema de disposición de bienes.

Subsistema de Contratación de Bienes, Obras y Servicios Generales y de Consultoría
Concepto
El Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y administrativo, que regulan actividades y procedimientos administrativos para contratar bienes, obras, servicios generales y de consultoría en las entidades públicas.

Modalidades y Cuantías de las contrataciones estatales en Bolivia. Las modalidades y cuantías de las contrataciones estatales en Bolivia, se pueden resumir en el siguiente cuadro:

Subsistema del manejo de Bienes
Es la utilización de los bienes de propiedad de la entidad que fueron adquiridos con recursos específicos, con financiamiento externa u otra fuente de financiamiento, donados o transferidos. Además, los que se encuentren bajo su cuidado o custodia, aplicando un conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos.

Disposición de Bienes
Es la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucionales, de propiedad de la entidad, cuando estos no son ni serán utilizados por las entidades públicas, aplicando un conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos que viabilizan el proceso.

IV. CONTROL

Concepto.
El Sistema de Control Gubernamental es un conjunto de principios, políticas, normas, procesos y procedimientos con el propósito de mejorar la eficiencia y eficacia en la captación y uso de los recursos del Estado; generar información confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones; promover que todo servidor público asuma plena responsabilidad de sus actos y que las autoridades o ejecutivos rindan cuenta de los resultados de su gestión y fortalecer la capacidad administrativa.

Componentes del Sistema de Control Gubernamental?
El Sistema de Control Gubernamental esta integrado por:
El sistema de control interno
El sistema de control externo posterior

El Sistema de Control Interno
Es un proceso que involucra a todo el personal de una entidad y se lleva a cabo bajo la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva. Debe diseñarse con el objeto de proporcionar seguridad razonable del logro de los objetivos institucionales.

El control externo posterior es independiente, competente e imparcial y en cualquier momento puede examinar las operaciones o actividades ya realizadas por la entidad pública.